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Kunden gewinnen mit System

Phase 3: Handeln

Option „Mehr Raum für die Akquisition“ – nächste Schritte

Sie haben sich entschlossen, mehr Raum für die Akquisition in Ihrem Unternehmeralltag zu schaffen.

Ihre nächsten Schritte:

• Langfristiges Ziel Kontinuität der Kundenakquisition
• Anlegen und Pflegen einer Kundendatenbank
• Raum und Zeit im Alltag für die Akquisition finden

Langfristiges Ziel Kontinuität der Kundenakquisition

Das Gewinnen neuer Kunden ist ein langwieriger Prozess, der in guten Zeiten begonnen werden muss, damit man in schlechten nicht in eine Zeitfalle gerät!

Die organisierte Neukundenakquisition aus dem Pool von potenziellen Kunden muss kontinuierlich durchgeführt werden, auch wenn bei guter Auftragslage die Kapazitäten hierfür nicht leicht freizusetzen sind. Akquisition ist dabei als Fleißarbeit aufzufassen, hat eine lange Vorlaufzeit (teilweise von 6–12 Monaten) und muss daher kontinuierlich und parallel zum alltäglichen Geschäft durchgeführt werden. Eine kontinuierliche Akquisition bedeutet zudem Übung, so dass Sie in der Tätigkeit des Akquirierens immer selbstsicherer werden und damit die Erfolge größer. Je besser Sie vorbereitet sind und je regelmäßiger sie sich aktiv präsentieren, desto routinierter werden Sie.

Wie Ihnen das am besten gelingt, erfahren Sie unter: „Raum und Zeit im Arbeitsalltag für die Akquisition finden“. Gut gepflegte und lang anhaltende Kontakte wirken sich positiv aus, führen zu einer Weiterempfehlung und somit zu neuen Kunden.

Anlegen und Pflegen einer Kundendatenbank

Nachdem Sie potenzielle Kunden herausgefunden haben, sollten Sie diese in einer Kundendatenbank dokumentieren. Dazu empfehlen wir eine spezielle Datenbank- Software, die Schnittstellen mit Textverarbeitungs- oder E-Mail-Programmen integriert haben. Eine solche Datenbank ist z.B. „cobra Adress PLUS“, ein Kundenmanagementsystem. Hier besteht die Möglichkeit, Daten wie

• Firma
• Adresse
• Telefon/ Fax/ E-Mail
• Ansprechpartner
• Bemerkungen
• Kontakte (wann das erste Mal, wie häufig etc.)
• Stichwörter
• das verkaufte oder angebotene Produkt
• Status (Kunde oder Nicht-Kunde)
• Termine
• verschickte Dokumente (z.B. Kostenvoranschlag, Angebote etc.)
• sonstige Zusatzdaten

einzutragen, zu speichern und so besser nachzuvollziehen. Dies erleichtert für Sie den Überblick und die weitere Pflege der Kundenkontakte. Zudem besteht eine Recherchemöglichkeit, z.B. nach letzter Kontaktaufnahme oder verkauften Produkten.

Wenn Sie sich keine spezielle Software anschaffen möchten, bietet Outlook gute Funktionen, die aber bei weitem nicht die genannten Möglichkeiten bieten. Wie auch immer Sie sich entscheiden, die genannten Punkte sollten dokumentiert werden, damit die Akquisition auf lange Sicht übersichtlich und erfolgreich ist.

Zudem sollten Sie periodische Mails verschicken, z.B. über Neuigkeiten im Markt, in der Branche, zu persönlichen Jubiläen oder einfach gute Wünschen, Einladungen zu Hausmessen, Symposien oder auch Ankündigungen von sporadischen Besuchen. Hier empfiehlt es sich, die Ansprache an Ihre Kunden zu variieren und penibel aufzuzeichnen, welcher Aufwand bzw. welche Aktivität zu welchem Ergebnis geführt hat.

Merke: Je mehr Kunden Sie auf diese Art und Weise „gut pflegen“, je besser Sie Ihre alltäglichen Aufgaben und Nöte kennen, desto bessere Angebote können Sie unterbreiten, die dann kaum noch abgelehnt werden können. Beachten Sie dabei unbedingt datenschutzrechtliche Aspekte.

Raum und Zeit im Alltag für die Akquisition finden

Wie bereits erwähnt: Aktive Akquisition hat eine relativ lange Vorlaufzeit (6–12 Monate) und muss parallel zum alltäglichen Geschäft durchgeführt werden. Doch gerade darin besteht für viele die große Schwierigkeit! Besonders wichtig ist hier ein gutes Zeitmanagement, damit die Akquisition eben nicht dem Tagesgeschäft zum Opfer fällt.

Arbeiten Sie deshalb am besten in vorher definierten und regelmäßigen Zeitblöcken, in denen Sie sich regelmäßig Raum, Zeit und dafür notwendige Rahmenbedingungen schaffen, die Ihnen die Akquisition leichter von der Hand gehen lassen. Testen Sie dabei, welche Tageszeit Ihnen dabei besonders liegt, wann es im Tagesgeschäft dafür ruhig genug ist, aber auch wann die potenziellen Kunden in den jeweiligen Branchen am besten zu erreichen sind.

Nehmen Sie sich in hektischen Zeiten z.B. vor, während der definierten Zeitblöcke fünf neue Kontakte pro Woche herzustellen. Wenn die Zeiten etwas ruhiger werden, sollte die wöchentliche Kontaktzahl dann unbedingt aufgestockt werden. Selbstverständlich ist mehr Aktion erforderlich, wenn kein Nachfolgeauftrag besteht, damit Sie in kein „Arbeitsloch“ fallen.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, delegieren Sie die ausführende Akquisition an einen Mitarbeiter, dem dafür besondere Ressourcen (Zeit, Raum) eingeräumt werden und der zuvor in diese Tätigkeit eingeführt wurde.

„Keine Zeit“ ist also keine Ausrede. Akquise ist so wichtig, dass sie Priorität hat und Sie daher daran interessiert sein müssten, diese gut in den Arbeitsalltag einzubauen.

Zum Schluss kurz zusammen gefasst: Erfolgsfaktoren für eine gute Akquise:

1. Zielgerichtet: zielgerichtet an potenzielle Kunden herantreten und nicht nach dem „Gießkannenprinzip“ akquirieren
2. Kontinuierlich: Stetige Akquise gehört zum Arbeitsalltag dazu.
3. Individuell: das eigene Angebot auf potenzielle Kunden zuschneiden.
4. Konkret: Schaffen Sie sich ein Profil, das Sie von anderen Anbietern abhebt.
5. Mehrgleisig: Nutzen Sie je nach Ressourcen verschiedene Wege der Akquise (z.B. E-Mail, Telefonanruf, Brief ...).
6. Ganzheitlich: belassen Sie es nicht nur bei einem Brief an potenzielle Kunden, sondern fassen Sie z.B. telefonisch nach.
7. Beharrlich: Manchmal klappt es mit einem Auftrag erst nach dem dritten oder vierten Kontakt, oder auch erst nach zwei Jahren der Akquise.

Weiter zu Phase 4: Absichern

Sie haben nun eine überschaubare Liste von Aufgaben vor sich. Schritt für Schritt werden Sie sich damit aus Ihrer schwierigen Lage befreien. Eventuell sind Sie in manchen Punkten noch unsicher. In der vierten und letzten Phase „Absichern“ schildern wir Ihnen deshalb konkrete Beispiele aus unserer Beratungspraxis, die Ihnen das Gelernte verdeutlichen.

Mit Ihren individuellen Fragestellungen können Sie sich über das Kontaktformular direkt an die FIRMENHILFE-Berater wenden.

Ich möchte noch weitere Punkte klären und damit meine Vorgehensweise absichern.