Butter bei die Fische: Haben Sie die Finanzplanung für Ihr Unternehmen im Blick?
Veröffentlicht von Heike Oetjen am Dezember 4, 2017

Mal ehrlich: Wissen Sie, wie hoch Ihre monatlichen Ausgaben sind? Oder wie viel Umsatz Sie in den letzten vier Wochen gemacht haben? Viele Unternehmer können diese Fragen nur vage beantworten, weil sie irgendwann vor lauter Arbeit ihre Finanzen aus dem Blick verloren haben. Das kann fatale Folgen haben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit einfachen Mitteln einen Finanzplan erstellen, mit dem Sie Ihre Geschäfte planen und steuern können.

So verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über Ihre Finanzen

Wenn Sie wissen wollen, wie es um Ihre Firma steht, sollten Sie sich als Erstes Ihre Kontoauszüge vornehmen, und zwar die für Ihr Privat- und für Ihre Geschäftskonten. So banal dieser Tipp klingt, wird er doch immer wieder geflissentlich ignoriert. Gerade, wenn es mal nicht so rund läuft, greifen viele Unternehmer lieber auf die gute alte Vogel-Strauß-Taktik zurück, anstatt sich der Wahrheit zu stellen. Diesen Fehler machen Sie nicht!

Das Wichtigste auf einen Blick: Das Monatsbudget

Ihre Kontoauszüge verraten Ihnen, ob sie noch Geld in der Kasse haben und wie groß Ihr finanzieller Spielraum ist. Sie stellen aber nur eine mehr oder weniger zufällige Momentaufnahme dar. Aufschlussreicher ist da ein Monatsbudget, das Ihnen Ihre durchschnittlichen Einnahmen und Ausgaben aufzeigt. Um Ihnen die Finanzplanung für Ihr Unternehmen zu erleichtern, haben wir in der FIRMENHILFE-Werkstatt ein einfaches Werkzeug für die Erstellung Ihres Monatsbudgets entwickelt. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre durchschnittlichen Einnahmen und Ausgaben zu ermitteln und einzutragen. Die Zahlen werden automatisch zusammengeführt, und schon können Sie erkennen, ob sich Ihre Selbständigkeit lohnt oder nicht.

Welche Zahlen müssen Sie kennen?

Welche Zahlen Sie bei der Erstellung Ihres Monatsbudgets berücksichtigen müssen, hängt von Ihrem Geschäftsmodell und von Ihren Lebensumständen ab. Auch hier helfen Ihnen die Kontoauszüge der letzten Monate weiter.

Diese Zahlen brauchen Sie, wenn Sie eine solide Finanzplanung erstellen wollen:

  • Betriebliche Ausgaben
    Büromieten, Stromkosten, Personalkosten, Büromaterial, Kosten für Werbung, Versicherungsgebühren, Kosten für Fahrzeuge, Einkaufspreise für Material oder Waren.
  • Private Ausgaben
    Wohnungsmiete, Stromkosten, Altersvorsorge, Krankenkasse, Versicherungsbeiträge, Ausgaben für Lebensmittel, Kleidung, Kultur und Reisen, Gebühren für Fernsehen, Telefon und Internet, Steuerrücklagen.
  • Betrieblichen Einnahmen
    Umsätze, wenn nötig getrennt nach Position. So sehen Sie, mit welchen Bereichen Sie den Hauptumsatz machen und welche nur wenig zu den Einnahmen beitragen.
  • Private Einnahmen
    Kindergeld, Mieteinnahmen, Unterhaltszahlungen, Einkommen des Partners.

Einmalige und außergewöhnliche Kosten, etwa für den Vollschaden an Ihrem Laptop, können Sie schätzen.

Die 2. Seite des Monatsbudget für die Finanzplanung
Das Monatsbudget hilft Ihnen bei der Finanzplanung für Ihr Unternehmen

Wenn Sie alle Zahlen in Ihr Monatsbudget eingetragen haben, erkennen Sie mit einem Klick, wie viel Geld Ihr Geschäft abwirft und wie viel Sie eigentlich verdienen müssten, um davon leben zu können. Wichtige Kostentreiber fallen Ihnen sofort ins Auge und Einspar- oder Umsatzpotenziale lassen sich leicht ausmachen.

Wenn das Ergebnis Ihnen zeigt, dass Sie Monat für Monat Miese machen, sollten Sie das Ruder herumreißen und sich überlegen, wie Sie das ändern können. Dabei ist es völlig unerheblich, ob Sie Ihre Kosten reduzieren, indem Sie in eine preiswertere Wohnung umziehen oder indem Sie Ihre Ware günstiger einkaufen. Unterm Strich führt nämlich beides dazu, dass Sie mit weniger Einnahmen zurechtkommen.

Hilft Ihnen Ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung?

Sofern Sie oder Ihr Steuerberater regelmäßig eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellen, lohnt es sich, diese für die Analyse Ihrer wirtschaftlichen Situation heranzuziehen. Sie basiert auf der laufenden Buchhaltung und wird üblicherweise monatlich oder quartalsweise erstellt. Allerdings fällt es manchen Unternehmern schwer, sie richtig zu lesen. Für Ihre Finanzplanung empfehlen wir daher ein Monatsbudget, weil es übersichtlicher ist und sich auf die wichtigsten wirtschaftlichen Zusammenhänge beschränkt. Trotzdem kann Ihnen Ihre BWA helfen, denn Sie können ihr die Zahlen entnehmen, die Sie für Ihr Monatsbudget brauchen.

Wenn für Ihr Unternehmen keine BWA vorliegen, ziehen Sie die Kontoauszüge der letzten Monate und Ihre eigenen Aufzeichnungen über Umsätze und Kosten heran. Notfalls reicht es auch, die durchschnittlichen Werte zu schätzen.

Wissen, was kommt: Die Liquiditätsplanung

Das Monatsbudget zeigt Ihnen, wie Ihr Unternehmen im Moment dasteht. Das ist gut. Noch besser ist es natürlich, für die Zukunft gewappnet zu sein. Ihre vorrangige Aufgabe als Unternehmer besteht darin, Ihre Zahlungsfähigkeit jederzeit sicher zu stellen. Wenn Sie das nicht dem Zufall überlassen wollen, brauchen Sie eine solide Liquiditätsplanung. Sie ist der Kern jedes Finanzplans und bildet im Unterschied zum Monatsbudget und zur BWA nicht nur die Vergangenheit ab, sondern enthält auch Aussagen über die Zukunft.

Nur mit einer soliden Liquiditätsplanung können Sie heute schon sehen, ob Sie morgen noch flüssig sind, also ob Sie auch in den kommenden Monaten noch Gehälter, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Kreditraten und die neuen Warenlieferungen pünktlich bezahlen können. Sind Engpässe absehbar, wird es höchste Zeit, entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Aber auch, wenn die Auftragsbücher gut gefüllt sind, brauchen Sie eine Übersicht über die finanzielle Entwicklung Ihres Unternehmens. Nur wenn Sie Ihre zukünftigen Einnahmen und Ausgaben realistisch planen, können Sie entscheiden, wann der richtige Moment gekommen ist, um zum Beispiel größere Investitionen zu stemmen oder die nächste Marketing-Kampagne in Angriff zu nehmen.

Auch für die Liquiditätsplanung haben wir eine Vorlage erarbeitet. Wenn Sie bereits Ihr Monatsbudget mit unserem Werkzeug erfasst haben, können Sie dieses als Grundlage nutzen. Über das Menü „Liquiditätsplanung erstellen“ können Sie Ihre Daten in die neue Liquiditätsplanung überführen.

Die 1. Seite der Liquiditätsplanung für die Finanzplanung
Liquiditätsplanung leicht gemacht: mit der Vorlage der Firmenhilfe Hamburg

Dort finden Sie drei Bereiche: Unternehmen, Privat und Ergebnis. Im Bereich Unternehmen planen Sie Ihre monatlichen geschäftlichen Ein- und Auszahlungen. Analog werden im Bereich Privat Ihre privaten Ein- und Auszahlungen erfasst. Im Bereich Ergebnis werden beide Bereiche zusammengeführt und Sie erfahren, wie sich Ihre Liquidität (sprich Ihr Kontostand) in den nächsten Monaten voraussichtlich entwickelt. Hier sehen Sie genau die jeweiligen monatlichen Überschüsse bzw. Defizite.

Unsere Assistenten helfen Ihnen, Stück für Stück jede Ihrer Ein- und Auszahlungspositionen anzugeben. Alle Assistenten enthalten Kalkulationshilfen. So lassen sich zum Beispiel gleichbleibende Mietzahlungen für alle kommenden Monate eingeben.

Wenn Sie eine Liquiditätsplanung erstellen, schätzen Sie zunächst Ihre zukünftigen Einnahmen und tragen diese ein. Dabei kommt es darauf an, so realistisch wie möglich zu sein. Widerstehen Sie der Versuchung, Ihre Zahlen schönzurechnen! Denn dann wäre Ihre Planung völlig wertlos. Denken Sie daran: Ihre Liquiditätsplanung ist in erster Linie für Sie selbst ein wichtiges Instrument der Unternehmensplanung. Sie signalisiert zugleich Dritten, dass Sie Ihre Finanzen im Griff haben, beispielsweise Ihren Gläubigern, denen Sie dank einer klugen Planung realistische Ratenzahlungen anbieten, die sie dann auch einhalten können.

Wenn Sie alle erforderlichen Zahlen eingegeben haben, zeigt Ihnen Ihre Liquiditätsplanung klipp und klar, ob die laufenden Kosten durch Aufträge bzw. Einnahmen gedeckt sind.

Was tun, wenn das Geld chronisch knapp ist?

Das Wichtigste ist, sich einen Überblick zu verschaffen. Wenn Sie bereit sind, sich ehrlich mit Ihren Finanzen auseinanderzusetzen, sind Sie schon auf einem sehr guten Weg! Sollten Sie dann feststellen, dass Ihr Laden dauerhaft nicht läuft, ist es höchste Zeit, das zu ändern. Dabei gibt es verschiedene Hebel, an denen Sie ansetzen können:

  1. Kosten sparen
    Am einfachsten ist es, die Kosten zu senken. Stellen Sie jeden Posten auf Ihrer Ausgabenseite (betrieblich und privat) infrage. Beginnen Sie dabei mit den größten Kostentreibern. Wenn Sie als Malermeister nur fünf Briefe im Monat verschicken, ist der Ausgabenfaktor „Porto“ wahrscheinlich zu vernachlässigen. Als Betreiber eines Online-Shops können Sie durch Einsparungen in diesem Bereich jedoch viel erreichen.

Arbeiten Sie Schritt für Schritt alle Kosten – auch die privaten – durch und notieren Sie, ob und wie viel Geld sich jeweils einsparen ließe und was dafür zu tun ist.

  1. Umsätze steigern
    Ein zweiter Ansatz besteht darin, die Einnahmen zu erhöhen. Das ist aus betriebswirtschaftlicher Sicht immer wünschenswert, setzt aber ein wenig mehr Denkarbeit voraus. Einfach die Preise zu erhöhen, weil das Geld knapp wird, erweist sich in den seltensten Fällen als zielführend, weil dadurch noch mehr Kunden verschreckt werden könnten. Überlegen Sie lieber, wie Sie Ihre Verkäufe steigern könnten. Wie können Sie Ihre Kunden begeistern? Das finden Sie am ehesten heraus, indem Sie sie persönlich fragen. Was ist ihnen wichtig? Was finden sie an Ihrem Angebot gut und was stört sie? Seien Sie dabei unbedingt offen für Kritik und erklären Sie eingangs, worum es Ihnen geht. Wenn Ihre Gesprächspartner merken, dass Sie kein Verkaufsgespräch führen, werden sie Ihnen sicher gerne behilflich sein.

Entwickeln Sie eine wirkungsvolle Marketingstrategie und setzen Sie sich realistische Ziele (zum Beispiel 5 neue Kunden im Monat gewinnen). Außerdem sollten Sie immer über neue Produkte und Vertriebswege nachdenken – das ist Teil Ihrer täglichen Arbeit als Unternehmer!

  1. Einen Kredit aufnehmen
    Auch Ihre Hausbank ist ein wichtiger Ansprechpartner, wenn es darum geht, die Liquidität sicherzustellen. Gehen Sie aber auf keinen Fall unvorbereitet in das Gespräch. Verzweifelte Unternehmer, die eine Finanzierung wollen, um Löcher zu stopfen, aber keine Idee haben, wie sie aus der Krise rauskommen, sind der Alptraum eines jeden Banksachbearbeiters!

Nur, wenn Sie Ihren Geldgebern klar machen können, wie Sie Ihren Laden wieder auf Erfolgskurs bringen, werden sie Ihnen auch in schwierigen Zeiten zur Seite stehen und Ihnen den Kredit nicht verweigern. Außerdem ist ein Kredit nur eine Lösung, wenn Sie die laufende Rückzahlung auch wirklich leisten können. Ansonsten verschiebt er das Problem nur nach hinten!

  1. Eine Nebenbeschäftigung suchen

Für einige Unternehmer hat es sich auch als gutes Modell erwiesen, sich durch einen Nebenjob eine weitere Geldquelle zu erschließen. Dies kann sowohl ein Minijob als auch eine Teilzeitstelle sein. Der Vorteil ist eine größere finanzielle Sicherheit, der Nachteil allerdings, dass dann Zeit für die Weiterentwicklung der Selbstständigkeit fehlt und man sich ggf. von einigen Träumen verabschieden muss.

Nutzen Sie unsere Vorlagen für die Erstellung eines Monatsbudgets und für Ihre Liquiditätsplanung, um sich selbst und Dritten einen realistischen Überblick über Ihre Finanzen zu verschaffen und um ein tragfähiges Konzept für die Zukunft Ihres Unternehmens zu entwickeln.

Wenn Sie Hilfe brauchen, fragen Sie die FIRMENHILFE. Für Unternehmer und Gründer aus Hamburg ist die Beratung kostenfrei! Rufen Sie uns an. Gemeinsam finden wir eine Lösung!