Tag strukturieren

Mein Tag ist zu kurz!

Sie fühlen sich von Aufgaben überrollt? Der Tag war schon wieder zu kurz und das Ergebnis ist unbefriedigend? Kein Wunder. Kleinunternehmer und Solo-Selbständige sind häufig Ideengeber, Manager und Fachexperten in einer Person und es fehlt die Möglichkeit, zu delegieren. Um so wichtiger ist es, Prioritäten zu setzen und die Zeit gut und gezielt zu nutzen. Ratschläge hierzu gibt es natürlich in Massen. Aber einen halten wir für besonders hilfreich: Das Pareto-Prinzip. Der Ingenieur, Ökonom und Soziologe Vilfredo Pareto stellte Anfang des 20. Jahrhunderts fest, dass 20 Prozent der Bevölkerung in Italien 80 Prozent des Bodens besaßen. Dieses statistische Phänomen („80/20-Verteilung“ oder „Pareto-Optimum“) findet sich auch in vielen anderen Lebensbereichen: Oft bringen 20 Prozent der Kunden 80 Prozent der Umsätze. Oder eben auch: 80 Prozent des Erfolgs (z.B. in einem Projekt) erzielt man in nur 20 Prozent der Zeit. Die restlichen 80 Prozent der Arbeitszeit führen nur noch zu 20 Prozent mehr Erfolg:

  • 20% Arbeit = 80% Erfolg
  • 80% Arbeit = 20% Erfolg

Es sollte folglich Ihr Ziel sein, sich auf diejenigen Aufgaben zu fokussieren, die überdurchschnittlich zum Erfolg beitragen bzw. unterdurchschnittlich viel Arbeit mit sich bringen. Sonst verzettelt man sich und ist ineffizient. Das hört sich einfach an – aber wie findet man heraus, welche Aufgaben zu den „wichtigen 20 Prozent“ gehören? Nach welchen Maßstäben soll man Prioritäten setzen? Das können Sie in der nächsten Frage nachlesen.

Wie kann ich entscheiden, welche Aufgaben wichtig sind und welche nicht?

Der ehemalige amerikanische Präsidenten Dwight D. Eisenhower hat seine Entscheidungen angeblich stets mit einer einfachen Methode getroffen: Er unterschied die Wichtigkeit einer Aufgabe von der Dringlichkeit – und wichtig geht immer vor dringlich. Das beste Beispiel hierfür haben Sie vielleicht schon selbst erlebt: Irgendjemand kommt mit einer Aufgabe zu Ihnen, die derjenige für „furchtbar dringend“ hält. Gibt man dieser egoistischen Sichtweise nach, hat man schon verloren – zu prüfen ist nämlich stets, ob die Aufgabe auch wichtig genug ist, dass Sie dafür alles stehen und liegen lassen. Weil dieser Gedankentrick des alten US-Präsidenten so gut funktioniert, findet man heute die „Eisenhower-Matrix“ in den meisten Ratgebern zur Selbstorganisation. So hilft das Instrument auch Ihnen:

  • Schreiben Sie alle anstehenden Aufgaben auf (am besten grundsätzlich).
  • Ordnen Sie nun jede der Aufgaben in die Eisenhower-Matrix ein: Wie wichtig oder unwichtig ist sie für Ihren Erfolg? Wie dringlich ist sie – gibt es eine Frist dafür?
  • Es gibt vier Kategorien von Aufgaben :
  1. Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind (A-Aufgaben), werden sofort und selbst erledigt
  2. Aufgaben, die wichtig aber nicht dringlich sind (B-Aufgaben), legen Sie sich innerhalb der nächsten 2-3 Wochen auf Termin.
  3. Aufgaben, die dringlich, aber nicht so wichtig für Ihren Erfolg sind (C-Aufgaben), werden delegiert.
  4. Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind (D-Aufgaben),…gehören in den Papierkorb. Hurra!

Mit dieser Vorgehensweise verhindern Sie zuverlässig den Reflex, dass wir dringliche Aufgaben häufig zuerst erledigen – ohne zu prüfen, ob sie auch wichtig sind. Nehmen Sie sich diese Zeit für Ihren Erfolg! Es braucht ein wenig Übung, aber dann fällt es immer leichter, die Aufgaben nach wichtig und dringlich zu sortieren – und vor allem öffnen sich immer mehr Zeitfenster in Ihrem Kalender!

Was bedeutet "Ziele SMART formulieren" und wie kann mir das helfen?

Viele unserer Anrufer beschreiben uns, dass Sie sich verzetteln und nicht zielorientiert arbeiten. Die SMART-Formel ist ein Hifsmittel das Ihnen hilft, Ihre Ziele zu formulieren. Je konkreter ein Ziel gefasst ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie es auch erreichen. Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie „mehr Sport treiben“ oder „weniger arbeiten“, sondern legen Sie sich nach diesen fünf Kriterien fest:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Terminiert

Halten Sie Ihr Ziel schriftlich fest. Dann können Sie sich Ihr Ziel immer wieder vor Augen führen und kontrollieren, wie weit sie damit sind.

Einsatz der SMART-Formel für Ihre Akquisition

  • Spezifisch: Ich werde durch telefonische und schriftliche Akquise, immer donnerstagvormittags, (…)
  • Messbar: fünf neue Kunden gewinnen, (…)
  • Attraktiv: die mir 5 TEUR Umsatz einbringen, (…)
  • Realistisch: durch einen Werbebrief und sechs Anrufe pro Woche (…)
  • Terminiert: innerhalb von sechs Monaten.

Wie bringe ich Zeitdiebe ins Reservat und Frösche auf den Tisch?

  1. Viele erfolgreiche Unternehmer organisieren sich konsequent so, dass sie jeden Morgen als erstes einen „Frosch verspeisen“. Das bedeutet, sie erledigen die dringlichste und wichtigste A-Aufgabe als erste Tätigkeit des Tages – auch wenn dies selten die leichteste Lieblingsaufgabe ist. Aber diese erste erfolgreich gemeisterte Hürde gibt Schwung für den ganzen Tag.
  2. Telefon, E-Mail und die Sozialen Netzwerke unterbrechen immer wieder die Arbeit oder lenken ab; schicken Sie diese Zeitdiebe ins „Reservat“ – auch dies ist ein Erfolgsgeheimnis. Sie entscheiden, wann Sie das Reservat besuchen: Reservieren Sie feste Zeiten für solche Kommunikationstätigkeiten und arbeiten Sie ansonsten in Ruhe für Ihren Erfolg.
  3. Motivierend und interessant ist es auch, das „Parkinsonsche Gesetz“ zu kennen. Nicht ganz ernst gemeint, aber durchaus zutreffend bescheibt es: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Die Komplexität ist also gar nicht der einzige Grund dafür, dass etwas lange dauert. Häufig ist es daher hilfreich, sich ein zeitliches Limit für eine Aufgabe zu setzten, vielleicht mit Unterstützung der Uhr, und dann zu entscheiden, ob nicht schon das Pareto-Prinzip greift, Sie also längst bei 80 Prozent Fertigungsgrad stehen. Die letzten 20 Prozent bis zur Perfektion sind überdurchschnittlich schwer und teuer. Entscheiden Sie, ob das wirklich nötig ist, bzw. wie weit Sie überhaupt noch wirklich gehen müssen.
  4. Punkt 1-3 sind eigentlich nur Vorbereitung für das wichtigste Thema bei der Selbstorganisation: PAUSEN. Mit der Zeit sinkt unvermeidlich die Konzentration und man schafft weniger. Deshalb sind Pausen, Freizeit und ausreichend Schlaf ungeheuer wichtig. Das hört sich selbstverständlich an, ist aber vielmals die größte Hürde. Geben Sie den Auszeiten für sich selbst, für Freunde und Familie dieselbe Bedeutung wie einem wichtigen Termin, indem Sie feste Zeiten im Kalender eintragen – und ziehen Sie das durch. Was sonst soll Ihnen Energie geben? Burn-Out ist keine Alternative, als Unternehmer/in sind Sie nur schwer ersetzbar und werden gebraucht. Passen Sie also auf sich auf.

Tipps zur Strukturierung des Arbeitstages

Setzen Sie sich Regeln für die Strukturierung Ihres Arbeitstages, hier einige Tipps:

  • Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz abends auf – das ermöglicht einen produktiven Start in den Tag
  • Verabreden Sie Arbeitszeiten mit sich selbst – manchmal hilft einem selbst ein Zettel mit „Öffnungszeiten“ an der Tür – das sorgt auch für eine bessere Trennung von Arbeit und Leben im Homeoffice.
  • Vor der Arbeit 30 Minuten Sport helfen, den Kopf frei zu bekommen und gibt Energie.
  • Setzen Sie erreichbare Sprechzeiten für sich fest? 10.00 bis 16.00 Uhr? 6.00 bis 22.00 Uhr?
  • Planen Sie den Arbeitstag am Abend vorher – welche Dinge wollen Sie am nächsten Tag unbedingt erledigen? Schreiben Sie diese Aufgaben am besten auf – auf Zettel oder ein digitales Planungstool – das macht den Kopf abends frei.
  • Planen Sie Ihre Aufgaben täglich. Aufgabenzettel, auf denen Sie Erledigtes durchstreichen, helfen leicht chaotischen Menschen oft besser als Planungstools am Computer
  • Nehmen Sie sich gerade auch für die eher unangenehmen Aufgaben wie Akquisegespräche oder Buchhaltung feste Zeiten vor, von denen Sie nicht abweichen – am besten Sie tragen sich diese als Zeitblöcke im Kalender ein
  • Überlegen Sie wann Sie mit ihrem persönlichen Biorhythmus ihre produktivste Arbeitszeit haben und halten Sie dieses Zeitfenster frei von Anrufen oder E Mails. Manchmal helfen auch Kopfhörer, um konzentriert arbeiten zu können.
  • Legen Sie sich einen festen Zeitblock fest, um Ihre E-Mails zu checken und zu beantworten. So haben Sie über den Tag gesehen deutlich mehr Zeit zur Verfügung – das Emailprogramm am besten scließen, um nicht jede neue Mail angezeigt zu bekommen. Am besten schauen Sie erst nach dem Mittag in Ihr Postfach.
  • Treffen Sie 60-Sekunden-Entscheidungen: Entscheidungen zu treffen ist eine zeitraubende Maßnahme. Wenn Sie damit konfrontiert werden, setzen Sie sich ein Limit von maximal einer Minute. Die Entscheidung wird trotzdem gleich gut ausfallen, hat aber viel weniger Zeit in Anspruch genommen.
  • Machen Sie abends die Tür zum Arbeitszimmer zu und gönnen Sie sich eine Belohnung

Quelle: Starting up

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